Förfrågningsunderlag: vad ska det innehålla?

Kort svar: ett förfrågningsunderlag är de handlingar en beställare skickar till entreprenörer för att få in jämförbara anbud. Det brukar bestå av administrativa föreskrifter, tekniska beskrivningar, ritningar och ett anbudsformulär, och ibland mängdförteckningar och utredningar om det befintliga. Underlaget ska beskriva vad som ska byggas och på vilka villkor, så tydligt att alla anbudsgivare räknar på samma sak.

Vad är ett förfrågningsunderlag?

Förfrågningsunderlag är en branschterm. Ordet finns inte i plan- och bygglagen, och vad underlaget ska innehålla bestämmer beställaren. Handlar en offentlig beställare upp, kallas motsvarande handlingar upphandlingsdokument, det vill säga varje dokument som används för att beskriva eller fastställa innehållet i upphandlingen (1 kap. 23 § lagen om offentlig upphandling, LOU).

Underlaget har två uppgifter. Före kontraktet ska det ge entreprenörerna det de behöver för att prissätta arbetet. Efter kontraktet blir de flesta av handlingarna kontraktshandlingar, och då är det mot dem både utförandet och ändringarna bedöms. Ett underlag som räcker för att räkna på men inte för att bygga efter flyttar problemet till byggtiden.

Var underlaget hamnar i projektet, mellan projekteringen och produktionen, ser ni i genomgången av byggprojektets skeden.

Vad brukar ett förfrågningsunderlag innehålla?

Omfattningen styrs av projektets storlek och av entreprenadformen. I ett medelstort projekt brukar underlaget bestå av:

Till underlaget hör också en förteckning över alla handlingar, med datum och revision. Den gör det möjligt att kontrollera att alla anbudsgivare har räknat på samma handlingar.

Administrativa föreskrifter

De administrativa föreskrifterna, ofta kallade AF, är underlagets avtalsdel. De anger vilket standardavtal som ska gälla, i entreprenader mellan företag oftast AB 04 eller ABT 06, och var projektet avviker från det. Där står också tider för start och färdigställande, ersättningsform, betalningsplan, säkerheter, försäkringar, vem som håller i möten och hur ändringar och tillägg ska beställas och prissättas.

AF brukar skrivas enligt AMA AF, Svensk Byggtjänsts referensverk för administrativa föreskrifter. Det ger en fast rubrikordning som entreprenörerna känner igen, och det gör att en avvikelse från standardavtalet syns där den hör hemma.

Tekniska beskrivningar och AMA

De tekniska beskrivningarna hänvisar normalt till AMA, branschens referensverk för material och utförande, genom koder och rubriker. När beskrivningen hänvisar till en rubrik gäller AMA:s text för den, och beskrivningen behöver då bara ange det som är unikt för projektet: produkt, kvalitet, kulör, toleranser och var arbetet ska utföras. Arkitektens del brukar delas i en byggdelsbeskrivning för konstruktioner och ytskikt och en rumsbeskrivning som anger vad som gäller rum för rum.

Underlaget skiljer sig mellan entreprenadformerna

I en utförandeentreprenad är projekteringen i allt väsentligt klar när anbuden begärs in. Underlaget består av färdiga bygghandlingar, och entreprenören bygger efter dem.

I en totalentreprenad beskriver underlaget i stället vad som ska uppnås. Det består av program, funktionskrav och ofta en systemhandling som låser de stora valen. Totalentreprenören projekterar resten. Ju mer som lämnas öppet, desto viktigare är det att kraven går att mäta och följa upp, annars blir det svårt att visa att det byggda avviker från avtalet. Vad valet betyder för ansvar och risk går vi igenom i guiden om utförande- eller totalentreprenad.

När handlingarna säger emot varandra

Ett underlag med hundratals ritningar och flera beskrivningar kommer nästan alltid att innehålla någon motsägelse. Standardavtalen anger därför en ordning för vilka kontraktshandlingar som går före när uppgifterna strider mot varandra, och de administrativa föreskrifterna kan precisera ordningen för projektet. Läs den ordningen innan ni skickar ut underlaget, så att ni vet vilken handling som faktiskt avgör.

Skilj också på kontraktshandlingar och handlingar som bara lämnas som upplysning. En geoteknisk utredning eller en inventering av det befintliga kan lämnas för kännedom utan att bli en del av avtalet, och det påverkar vem som bär risken om förhållandena visar sig vara andra. Ange tydligt i förteckningen vilken status varje handling har.

Vanliga brister som blir dyra

Många tvister under bygget går tillbaka till något som var oklart i underlaget. Vanliga exempel är:

• Oklar gränsdragning. Det framgår inte vad som ingår i entreprenaden och vad beställaren, hyresgästen eller sidoentreprenörer svarar för.
• Motsägelser mellan ritning och beskrivning. En dörr som är brandklassad i beskrivningen men inte på ritningen ger två olika priser.
• Det befintliga är okänt. Vid ombyggnad räknar entreprenören på det som syns. Det som finns bakom väggar och i bjälklag blir annars tillägg.
• Fabrikat utan alternativ. Ett låst fabrikat kan begränsa konkurrensen, och en offentlig beställare får bara ange fabrikat under vissa förutsättningar och då med tillägget "eller likvärdigt".
• Ingen ordning för ändringar. Saknas à-priser och regler för hur ändringar beställs, prissätts varje ändring för sig. Hur ändringarna sedan hanteras beskriver vi i guiden om ÄTA-arbeten.

När beställaren är offentlig

En kommun, en region eller ett kommunalt bolag handlar normalt upp enligt LOU. Då gäller principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet (4 kap. 1 § LOU), och flera av dem syns direkt i underlaget:

• Beställaren ska i upphandlingsdokumenten ange om anbuden utvärderas på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, på kostnad eller på pris (16 kap. 1 §).
• De tekniska kraven får anges som prestanda- eller funktionskrav (9 kap. 3 §). Anges kraven i stället med hänvisning till standarder, ska varje hänvisning följas av orden "eller likvärdig" (9 kap. 4 §).
• Ett fabrikat eller ett varumärke som gynnar eller missgynnar vissa leverantörer får anges bara om det motiveras av det som ska anskaffas eller om det annars inte går att beskriva tillräckligt tydligt, och då med tillägget "eller likvärdigt" (9 kap. 6 §).

Reglerna skiljer sig mellan förfarandena och beroende på kontraktets värde. Stäm av vad som gäller för er upphandling med den som ansvarar för upphandlingen.

Frågor och kompletteringar under anbudstiden

Hur väl underlaget än är genomarbetat kommer det frågor. Svara skriftligt, och skicka samma svar till alla anbudsgivare, så att ingen räknar på ett annat underlag än de andra. Ändras en handling, skicka ut den som en numrerad komplettering med ny revision och för in den i förteckningen. Ge anbudsgivarna rimlig tid att räkna in en större ändring, även om det innebär att anbudstiden förlängs.

När anbuden kommit in är förteckningen och kompletteringarna det ni kontrollerar först: att alla har räknat på samma handlingar. Hur ni sedan ställer anbuden mot varandra går vi igenom i guiden om att jämföra anbud.

Så granskar ni underlaget innan det skickas

1. Läs AF mot er egen verksamhet. Stämmer tiderna med när lokalerna ska tas i bruk, och kan verksamheten pågå under bygget på det sätt som beskrivs?
2. Gå igenom gränsdragningen. Fråga för varje del av projektet vem som gör den, och se att svaret står i underlaget.
3. Begär en samordningskontroll. Be projektörerna visa att ritningar och beskrivningar stämmer mot varandra mellan disciplinerna.
4. Pröva det befintliga. Kontrollera vad som är inventerat och vad som är antaget, och vilka handlingar som bara lämnas som upplysning.
5. Kontrollera förteckningen. Alla handlingar ska finnas med, med rätt datum och revision.

I större projekt tas underlaget ofta fram i omgångar. På ICA:s distributionsenhet i Helsingborg tar vi fram ritningar och beskrivningar enligt ABT 06 för en ombyggnad och tillbyggnad som genomförs i fyra etapper, och varje etapp ställer samma krav på gränsdragning mot de delar av lagret som är i drift. Vilken roll arkitekten har i det här skedet beskriver vi i vad en arkitekt gör.

Vanliga frågor

Vad är ett förfrågningsunderlag?

Ett förfrågningsunderlag är de handlingar en beställare skickar till entreprenörer för att få in anbud: administrativa föreskrifter, tekniska beskrivningar, ritningar och ett anbudsformulär, ibland med mängdförteckningar och utredningar. När kontraktet är skrivet blir de flesta handlingarna kontraktshandlingar, och då är det mot dem utförandet bedöms.

Vad står i de administrativa föreskrifterna?

De administrativa föreskrifterna, AF, är underlagets avtalsdel. De anger vilket standardavtal som gäller, till exempel AB 04 eller ABT 06, och var projektet avviker från det. Där står också tider, ersättningsform, betalningsplan, säkerheter, försäkringar, möten och hur ändringar ska beställas och prissättas. AF brukar skrivas enligt AMA AF.

Vem tar fram förfrågningsunderlaget?

I en utförandeentreprenad tar beställarens arkitekt och övriga projektörer fram de tekniska handlingarna, ofta under ledning av en projekteringsledare, medan de administrativa föreskrifterna brukar skrivas av projektledaren. I en totalentreprenad tar beställaren fram program, funktionskrav och ofta en systemhandling, och entreprenören projekterar resten efter kontraktet.

Vad är skillnaden mellan förfrågningsunderlag och bygghandling?

Bygghandlingen är det som byggs efter: fullständigt måttsatta ritningar och beskrivningar. Förfrågningsunderlaget är det som skickas ut för anbud. I en utförandeentreprenad består underlaget till stor del av bygghandlingar. I en totalentreprenad innehåller det i stället krav och principer, och bygghandlingarna tas fram av entreprenören.

Hur lång anbudstid är rimlig?

Det beror på projektets storlek och hur mycket entreprenörerna behöver räkna på. För ett mindre projekt brukar några veckor räcka, för ett större ofta längre. Tänk på att underentreprenörer också ska hinna lämna priser. Vid offentlig upphandling kan det dessutom finnas lagstadgade minimitider, som beror på förfarandet och kontraktets värde.

Vad är ett kompletterande förfrågningsunderlag?

Ett kompletterande förfrågningsunderlag, ofta kallat KFU, är de ändringar och svar som skickas ut under anbudstiden. Varje komplettering bör vara numrerad, skickas till alla anbudsgivare samtidigt och föras in i förteckningen över handlingar, så att det går att kontrollera att alla anbud bygger på samma underlag.